In het kort
Een ConsensIQ-sessie zet je op in vijf praktische stappen: vraag formuleren, opties kiezen, puntenaantal bepalen, rondes plannen en vooraf testen. Elke stap is simpel op zich, maar de volgorde bepaalt hoe soepel de sessie zelf verloopt. Wie deze vijf stappen doorloopt, voorkomt de meeste verrassingen tijdens de bijeenkomst.
Waarom voorbereiding het verschil maakt
Een consensussessie voelt voor deelnemers eenvoudig: punten verdelen, kijken wat er gebeurt, bijstellen. Achter de schermen is er wel wat werk nodig om dat soepel te laten lopen. De admin zet de vragen en opties van tevoren klaar in een wizard, zodat de facilitator tijdens de sessie alleen nog hoeft te sturen en niet meer hoeft te bouwen. Vijf stappen brengen je van een idee naar een werkende sessie.
Vijf stappen naar een werkende sessie
- 1
Formuleer een heldere vraag
Begin met een vraag die maar op één manier te lezen is en die echt om een keuze vraagt, bijvoorbeeld 'Welk speerpunt pakken we komend jaar als eerste op?' in plaats van een vage uitnodiging om mee te denken.
- 2
Kies de opties, maximaal tien
Bepaal welke opties bij de vraag horen, in tekst of beeld. Hou het bij maximaal tien per vraag, zodat deelnemers een reëel overzicht houden en hun punten gericht kunnen inzetten.
- 3
Bepaal het aantal punten
Kies hoeveel punten iedere deelnemer krijgt om te verdelen, bijvoorbeeld 100. Ronde getallen werken prettig, omdat deelnemers dan snel kunnen rekenen hoeveel ze ergens op zetten.
- 4
Plan de rondes
Bepaal hoeveel rondes de sessie krijgt en dus hoeveel opties er per keer afvallen. Bij veel opties en weinig tijd kies je voor minder rondes met grotere stappen, bij meer tijd kun je rustiger afbouwen.
- 5
Test scherm en afstandsbediening
Controleer voorafgaand aan de bijeenkomst of het presentatiescherm goed zichtbaar is voor de hele zaal en of de facilitator de afstandsbediening op telefoon of tablet vlot kan bedienen, inclusief pauzeren en opties aanpassen.
Rol van de facilitator tijdens de sessie
Zodra de voorbereiding klaar is, verschuift het werk naar de facilitator. Die bedient de sessie live: vraag openen, discussie toelaten door te pauzeren, eventueel een optie toevoegen als die in het gesprek naar boven komt, en de volgende vraag starten. Een goed voorbereide sessie geeft de facilitator ruimte om op de zaal te letten in plaats van met techniek te worstelen.
Veelgemaakte misstap: te veel opties
De meest voorkomende valkuil bij het opzetten van een sessie is te veel opties aanbieden uit angst iets te vergeten. Met meer dan tien opties wordt het voor deelnemers lastig om hun punten gericht te verdelen en duurt de eerste ronde onnodig lang. Beter is: begin met de belangrijkste opties en laat de facilitator er tijdens de sessie één live aan toevoegen als dat nodig blijkt.
Wie doet wat tijdens de voorbereiding
In de praktijk ligt de voorbereiding meestal bij de admin, die de inhoud vastlegt, terwijl de facilitator vooral kijkt naar hoe de vragen in de zaal gaan landen. Het is daarom slim om de vragen en opties samen door te nemen voordat de sessie begint: de admin weet wat technisch kan, de facilitator weet wat de groep nodig heeft om tot een goed gesprek te komen. Die korte afstemming vooraf voorkomt dat een vraag tijdens de sessie zelf nog moet worden bijgesteld.
Voor en tijdens de bijeenkomst
Plan de technische test minstens een dag van tevoren, zodat er nog tijd is om een wifi-probleem of een verkeerd scherm op te lossen. Op de dag zelf is het vooral een kwestie van rustig beginnen: laat deelnemers eerst wennen aan het verdelen van punten bij een eenvoudige openingsvraag, voordat je aan het echte onderwerp begint.
Klaar om te starten
Met een scherpe vraag, een overzichtelijke set opties en een korte technische test sta je klaar voor een sessie die soepel verloopt. De rest, het verdelen en bijstellen van punten, doet de groep zelf.
Verder op de site